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Orden, desorden, orden. La relación que tenemos con nuestro escritorio es un yo-yo, un ciclo de tres etapas en el que el orden se sale de control regularmente y nos encontramos persiguiéndolo cuando la confusión se vuelve inmanejable.

El embrague digitalTambién aparece en varias formas: archivos antiguos de cancelación de suscripción (para el 76% de los encuestados en la encuesta American Secure Data Recovery), ventanas abiertas del navegador (75%), software obsoleto (52%), un escritorio lleno de iconos (48%), un bote de basura desbordante (47%). Como si eso no fuera suficiente, el teléfono móvil multiplica la fórmula con aplicaciones no utilizadas, notificaciones no deseadas, carpetas de fotos olvidadas. Situaciones paradójicas, especialmente en consideración del aspecto refinado de la tecnología contemporánea. El punto es que incluso las personas que se consideran “amantes del orden ” no pueden escapar del desorden digital.

Pero ¿qué son ¿las razones que hacen que sea tan difícil mantener nuestro escritorio ordenado? “Nuestro cerebro ha evolucionado a lo largo de millones de años para convertirse en lo que es hoy; pero el 99,98% de este tiempo lo pasó en espacios abiertos, bosques, llanuras, naturaleza ilimitada ”, responde Sabrina Toscani, organizadora profesional, autora de “Let’s Order: en casa, en el trabajo, en la vida ” (Mondadori) y fundador de Organizar Italia, una empresa que ayuda a empresas e individuos a mejorar la tasa de organización. “El mundo digital, por otro lado, representa una novedad, un espacio virtual, con dinámicas y modalidades completamente diferentes y sin precedentes en comparación con las de la naturaleza que siempre hemos habitado ”. Por lo tanto, concentrar mucha información en dispositivos electrónicos hace que sea particularmente complejo para la mente humana procesar estímulos e información. “Esta situación requiere un intenso trabajo cognitivo que nuestro cerebro, acostumbrado a un entorno analógico, aún no está totalmente equipado para hacer, consumiendo así mucha energía ”. Por lo tanto, a partir de la dificultad cognitiva de administrar el escritorio, surge el trastorno. Con la carga, para las mujeres trabajadoras, de ser las personas que también administran la casa, la familia y cualquier niño al mismo tiempo.

No es solo un problema estético

La importancia de un escritorio ordenadoen realidad, va mucho más allá de la cuestión estética. Los iconos en el escritorio corren el riesgo de ralentizar el funcionamiento de nuestros dispositivos, pero sobre todo impacto en nuestro sentido de efectividad y productividad. No encontrar los documentos que necesitamos (porque no sabemos en qué carpeta los colocamos, porque usamos nombres imaginativos o los asignados automáticamente por la computadora) se traduce en pérdida de tiempo y estrés. Iluminar una computadora con un escritorio cubierto de archivos aumenta el sobrecarga mental, nuestros días parecen más llenos de lo que realmente son, nos sentimos bajo presión. “En el mundo digital tendemos a tolerar más el desorden, percibiéndolo como menos impactante que la confusión en el mundo físico, donde sus consecuencias parecen más evidentes para todos ”, continúa Toscani. Además, la sensación de desorientación de un escritorio desordenado estimula la distracción. Encender una computadora ordenada, por otro lado, nos pone en el mejor estado de ánimo para enfrentar el día y nos guía, especialmente en profesiones independientes y creativas, porque “nos obliga a ” a dibujar un flujo de trabajo ordenado. Visto desde esta perspectiva, por lo tanto, el desorden de nuestro escritorio nos pertenece: depende de nosotros decidir si continuar tratándolo como una tierra de nadie o recuperar la posesión de él para transformarlo en una “Jardín zen”. No solo tendremos días más productivos y pacíficos, sino que también seremos más proactivo en la gestión de otros aspectos de nuestras vidas. En los días en que todo vuelve a saber, el comienzo del año es el momento ideal para poner la mano (y la cabeza) y trazar caminos más respetuosos para el funcionamiento de nuestro cerebro y más efectivos para nuestro trabajo. Así que aquí hay seis ideas simples para hacerlo.

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1. Reflexione sobre el flujo de trabajo

Antes de poner la mano en el escritorio, tomemos lápiz y papel y escribamos el nuestro en una hoja flujo de trabajo. ¿Cómo organizamos nuestros días, tenemos tareas que no podemos completar a la vez? En caso de que necesitemos una carpeta para los archivos “pendientes. ¿Trabajamos para diferentes clientes? Cada uno de ellos debe tener una carpeta dedicada en el disco duro. También tenemos en cuenta cómo se desarrollan nuestros días, si tenemos momentos o días de la semana en los que estamos particularmente bajo presión con los plazos, podemos abrir una carpeta temporal donde “estacione ” documentos y archivos que no tenemos tiempo de manejar, para evitar que el ciclo del desorden vuelva a encarrilarse. Lo importante, en este caso, es asegurarse de que la carpeta temporal no se convierta en un alias del escritorio desordenado: después de cada fecha límite planeamos un tiempo para navegar por los archivos de la carpeta temporal. De esta manera,también tendremos una idea más clara del flujo de nuestras actividades y la organización del escritorio contribuye sinérgicamente a un desarrollo rentable de nuestros días.

2. Concéntrese en el archivo

Evaluamos cómo almacenamos la información en carpetas. Muchas veces, hacemos cosas por costumbre, pero podemos necesitarlo una forma más efectiva de almacenar nuestros archivos. Prueba de la bondad de un sistema de almacenamiento es cuánto fácilmente nos permite tanto encontrar un documento antiguo como si nos da la oportunidad de nombrar y archivar un archivo en unos pocos clics. “Desarrollar el hábito de organizar los documentos e información sobre los que hemos terminado de trabajar, asignarles un lugar definido o crear uno ad hoc nos ayuda a prevenir la pérdida de control y permite que la mente sea más ligera y receptiva ”, observa Toscani. Además de desarrollar un criterio de archivo, también debemos tener en cuenta la variable cronológica, elegimos un modo que, incluso en el futuro, nos permita encontrar fácilmente lo que estamos buscando. Agregar una variable cronológica a las carpetas, recolectando todas las del año en curso en una sola carpeta, simplifica las operaciones anuales de “cleaning ”, ver punto no. 4.

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3. Hacer espacio

En este punto, podemos empieza a hacer espacio y para transferir los archivos que quedan en el escritorio a la carpeta de referencia. Si el escritorio es particularmente desordenado, probablemente nos aparecerá una misión imposible. “Nuestro cerebro consume mucha energía tanto para orientarse en el mundo digital como para tomar decisiones. Cuando, para ahorrar energía, posponemos una decisión, se suma a la confusión general, aumentando el riesgo de sentirse abrumado y sobrecargado”, observa el experto. Para simplificar las cosas, agrupamos documentos por tipo, creando columnas, comenzando a dar una apariencia de orden a nuestros documentos y aligerando la sobrecarga mental. Cambiamos el nombre de los documentos utilizando el método que hemos identificado para facilitar el archivo. Si, como sucede en un espacio físico desordenado, nos encontramos lidiando con nuestras resistencias mentales, dividimos la tarea en varias fases, dividiendo los archivos en varias categorías y dedicándonos a una categoría a la vez. Los desarrolladores consideraron el problema y los sistemas operativos le permiten pegar automáticamente los documentos en el escritorio, eligiendo también el tamaño de los iconos. Si realmente resulta imposible poner en orden, comencemos desde aquí.

4. Limpieza periódica

Archive los documentos inmediatamente después de completar su tarea, antes de pasar a la siguiente evitar la acumulación de desorden. Pero no siempre es posible, por lo tanto, al igual que reordenamos el escritorio al final de un día de trabajo, de la misma manera tenemos que pasar los últimos diez minutos ordenando nuestro escritorio. “Para que esta práctica se convierta en parte de nuestra rutina, es fundamental adoptar un método adecuado a nuestras necesidades y tener confianza en su funcionamiento ”, propone Toscani. Practicar este hábito nos protege de encontrarnos de nuevo con un escritorio lleno de filas. Esta práctica no se limita a los archivos, sino que también debe referirse al cierre de ventanas del navegador, imágenes y correo para los que se deben crear carpetas ad hoc: proyectos, boletines, contactos. Una forma de hacerlo rápidamente es recuperar el correo no leído, eliminando mensajes de más de un año. Todo lo que no necesita debe ser eliminado al final de cada día. Al final del año, podemos recuperar la carpeta para el año que acaba de terminar y almacenarla en un disco duro separado donde, año tras año, semantenemos el trabajo en un archivo digital real. Con estas estrategias, le daremos un escritorio ordenado todos los días y una nueva “computadora cada año.

5. Organización ad hoc

Si, como sucede a menudo, también usamos nuestra computadora para gestionar información relacionada con el hogar, los niños y la familia, en primer lugar, debemos resistir la tentación de lidiar con ella en medio de un día de trabajo. Tal vez no nos demos cuenta, pero el orden del escritorio también pasa por una gestión del tiempo dedicada a estos elementos. Indirectamente, de hecho, tratar asuntos personales durante las horas de trabajo, como pagar facturas, descargar una boleta de calificaciones, organizar fotos familiares, interrumpe la concentración. Resistimos la tentación de “solo toma cinco minutos ” y forjamos el tiempo al principio o al final de nuestra jornada laboral. También en este caso, necesitaremos una carpeta personal “master ” en la que recoger las subcarpetas dedicadas a cada miembro de la familia en la que con carpetas relativas para boletas de calificaciones, recibos de cursos, informes y resultados de exámenes.También necesitaremos una carpeta dedicada a los gastos familiares, dividida en subcategorías donde, además de recibos digitales, podremos añadir pdfs de recibos en papel para liberar el espacio físico de la casa. Dado que ocupan poco espacio y podemos necesitarlo en el futuro, la información contenida en la carpeta personal puede permanecer en nuestro disco duro. Por último, para mantener el escritorio limpio, también podemos crear carpetas de ideas para fiestas, cumpleaños o viajes, en definitiva, todas esas capturas de pantalla y piezas dispersas de información que suelen permanecer en el escritorio sin nombre hasta que oímos la necesidad de limpiar.Dado que ocupan poco espacio y podemos necesitarlo en el futuro, la información contenida en la carpeta personal puede permanecer en nuestro disco duro. Por último, para mantener el escritorio limpio, también podemos crear carpetas de ideas para fiestas, cumpleaños o viajes, en definitiva, todas esas capturas de pantalla y piezas dispersas de información que suelen permanecer en el escritorio sin nombre hasta que oímos la necesidad de limpiar.Dado que ocupan poco espacio y podemos necesitarlo en el futuro, la información contenida en la carpeta personal puede permanecer en nuestro disco duro. Por último, para mantener el escritorio limpio, también podemos crear carpetas de ideas para fiestas, cumpleaños o viajes, en definitiva, todas esas capturas de pantalla y piezas dispersas de información que suelen permanecer en el escritorio sin nombre hasta que oímos la necesidad de limpiar.

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6. Cultiva la atención plena

Red del desafío cognitivo que la digitalización impone a nuestro cerebro, nuestro ordenador no es simplemente una herramienta tecnológica que utilizamos para nuestro trabajo, sino una verdadera espejo de nuestra relación con nuestra profesión. Si lo que nos muestra es una imagen confusa y descuidada, lo más probable es la forma en que abordamos nuestro trabajo, en el que miramos hacia nuestro futuro. Estar constantemente corriendo detrás de las cosas (y un escritorio desordenado nos obliga a hacer un esfuerzo adicional) significa que no tenemos el control, que procedemos sin una dirección precisa, con poca determinación y convicción. Ordenar no es solo para un escritorio limpio. “Dedicar un poco ’ de tiempo para reordenar archivos, apps, mensajes y notificaciones cada día puede tener un efecto liberador en la mente, ayudándonos a afrontar los días con mayor claridad. Este hábito evita el riesgo de sentirse abrumado, lo que facilita centrarse en lo que realmente importa y invierta nuestro tiempo y energía para lograr nuestros objetivos”, concluye Toscani. Finalmente, forjar esta vez dice mucho sobre nuestra voluntad de eliminar hábitos improductivos y ser actrices de nuestra vida profesional.

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